Facturation Électronique Obligatoire 2026 : Êtes-vous Prêt pour le Peppol en Belgique ?
L’année 2026 marque un tournant décisif dans la digitalisation de la fiscalité belge. À partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour la quasi-totalité des transactions entre entreprises assujetties à la TVA (B2B) en Belgique. Cette réforme, approuvée par le Parlement fédéral début 2024, vise à automatiser les flux, à renforcer la traçabilité des opérations et à réduire la fraude à la TVA.
En tant que cabinet d’expertise comptable à Bruxelles, Kaelis Advisory vous accompagne avec rigueur et pédagogie pour transformer cette contrainte légale en un levier d’efficacité pour votre entreprise.
Facturation Électronique : Ce qui Change Vraiment au 1er Janvier 2026
Il est crucial de comprendre que la facturation électronique, ou e-invoicing, est bien plus qu’un simple fichier numérisé.
Qu’est-ce qu’une Facture Électronique Structurée (FES) ?
Une facture électronique est un document conçu, envoyé et reçu dans un format électronique structuré (FES), le plus souvent un fichier XML. Contrairement à une facture numérique classique, ce format permet un traitement automatique et électronique de bout en bout par les logiciels comptables, éliminant la saisie manuelle de données.
Attention : L’envoi d’une facture sous format PDF, Word ou papier par e-mail n’est pas considéré comme une facture électronique structurée conforme à la législation. Ces formats ne suffiront plus pour les transactions B2B après l’échéance.
Le Rôle Central du Réseau Peppol
Pour l’échange de ces factures structurées, le gouvernement belge a choisi le réseau Peppol.
Peppol, acronyme de Pan European Open Procurement OnLine ou Pan-European Public Procurement OnLine, est un réseau sécurisé développé par l’Union européenne et utilisé internationalement. Il garantit un échange sûr et fiable des documents électroniques, sans risque d’erreur ou de fraude, entre les systèmes informatiques du fournisseur et du client. La facture n’est pas envoyée par e-mail, mais via ce réseau sécurisé.
Pour les entreprises utilisant une solution comme Billtobox, l’inscription au réseau Peppol est gratuite.
Qui est Concerné ? Des Indépendants aux Grandes Entreprises
L’obligation de facturation électronique s’applique à toutes les entreprises belges assujetties à la TVA. Que vous soyez un indépendant, une profession libérale, une PME ou une grande entreprise, vous êtes visé.
Obligations d’Émission et de Réception
À partir du 1er janvier 2026, tout assujetti à la TVA en Belgique ne pourra plus refuser d’émettre ni de recevoir une facture électronique structurée conforme.
Même si vous ne travaillez que pour des clients particuliers (B2C), vous devez être en mesure de recevoir des factures électroniques structurées de vos fournisseurs.
Les Exceptions Majeures
Bien que l’obligation soit large, certaines transactions et entreprises restent exemptées de l’obligation d’émettre des factures structurées :
- Les transactions avec des particuliers (B2C).
- Les entreprises n’effectuant que des opérations exemptées en vertu de l’article 44 du Code de la TVA (comme certains médecins ou dentistes).
- Les assujettis non établis en Belgique sans établissement stable.
- Les fournisseurs sous régime forfaitaire (au plus tard jusqu’au 1er janvier 2028).
Les Bénéfices : Au-Delà de la Conformité
La facturation électronique n’est pas seulement une contrainte réglementaire, c’est une opportunité d’optimisation.
- Gain de temps et rapidité de paiement : Les factures structurées peuvent être traitées plus rapidement par le destinataire, ce qui signifie que vous, en tant que fournisseur, êtes payé plus rapidement.
- Réduction des coûts de traitement : Le traitement d’une e-facture coûte jusqu’à 30 % de moins qu’une facture traditionnelle en papier ou PDF. Les entreprises belges pourraient économiser jusqu’à 3,6 milliards d’euros grâce à cette automatisation.
- Moins d’erreurs : Le fait que les e-factures soient directement lues par les logiciels et ne nécessitent plus d’être ressaisies réduit les erreurs de saisie.
- Sécurité accrue : Les factures sont envoyées via un réseau sécurisé (Peppol), ce qui réduit le risque de fraude. L’intégrité et l’authenticité des factures sont garanties.
Préparation et Accompagnement : La Feuille de Route de Kaelis Advisory
L’échéance de janvier 2026 approche rapidement. Un taux d’adoption, bien qu’en hausse, restait faible (moins de 10 %) au deuxième trimestre 2025. Il est fortement recommandé d’anticiper la transition pour éviter les perturbations opérationnelles et les sanctions potentielles.
Une solution digitale tout-en-un grâce à Octopus
Chez Kaelis Advisory, nous ne nous contentons pas de vous accompagner sur les aspects fiscaux et administratifs : nous vous fournissons également une solution digitale complète et prête pour 2026 grâce à notre partenariat avec Octopus, un acteur majeur du logiciel comptable belge depuis 2002.
Concrètement, en travaillant avec nous, vous disposez d’une plateforme entièrement configurée pour la facturation électronique conforme Peppol :
- Envoi automatique de factures électroniques structurées (UBL/XML) via le réseau Peppol.
- Réception instantanée des factures fournisseurs sans ressaisie manuelle.
- Suivi en temps réel du statut de vos factures (envoyées, reçues, validées, payées).
- Intégration directe avec notre équipe : vos factures arrivent automatiquement dans notre logiciel comptable Octopus, ce qui garantit un traitement plus rapide et sans erreur.
Vous n’avez donc rien à configurer ni à chercher vous-même : Kaelis Advisory vous fournit une solution prête à l’emploi, adaptée aux indépendants, SRL et PME qui souhaitent être conforme pour 2026 sans stress ni perte de temps.
Logiciels et Enregistrement
La préparation implique de s’assurer que vos outils sont prêts.
- Vérifiez la compatibilité logicielle : Votre logiciel de comptabilité ou d’ERP doit être capable de générer et de recevoir des factures au format UBL/XML via Peppol. Si vous utilisez encore Word, Excel ou PDF pour créer vos factures, une migration vers une solution spécialisée est indispensable.
- Enregistrement Peppol : L’inscription s’effectue auprès d’un point d’accès agréé.
Mesures Fiscales de Soutien 2024-2027
Le gouvernement a prévu des mesures pour compenser les coûts d’adaptation technique, particulièrement pour les petites entreprises et les indépendants.
- Déduction de frais majorée de 120 % : Pour les périodes imposables 2024 à 2027, les petites PME et les indépendants utilisant des abonnements peuvent déduire à hauteur de 120 % le surcoût lié aux programmes de facturation électronique. Cela s’applique aux dépenses (licences, formation) et aux surcoûts d’abonnement pour les logiciels conformes, à condition que ce surcoût soit indiqué séparément sur la facture.
- Déduction pour investissement numérique : À partir du 1er janvier 2025, la déduction pour investissement numérique est passée à 20 % pour l’achat et la mise en œuvre d’outils d’e-facturation.
Tolérance et Sanctions : Éviter les Risques
Bien qu’une période de tolérance administrative ait été confirmée par le SPF Finances pour l’automne 2025, cela ne signifie pas un report de l’obligation. Cette bienveillance concerne uniquement les entreprises qui auront entamé leurs démarches de mise en conformité (par exemple, en s’enregistrant sur Peppol et en testant les échanges). Les entreprises inactives pourront être contrôlées et sanctionnées dès le 1er janvier 2026.
Les sanctions prévues en cas de non-respect de l’obligation sont progressives et sévères :
- 1 500 € pour la première infraction.
- 3 000 € pour la deuxième infraction.
- 5 000 € pour les infractions suivantes.
De plus, si vous émettez une facture non conforme, votre client pourrait se voir refuser son droit à déduction de TVA.
Passez à la facturation électronique avec un partenaire qui vous accompagne vraiment
Le passage à la facturation électronique et à Peppol n’est pas qu’une obligation fiscale : c’est une occasion de moderniser votre organisation, d’accélérer vos encaissements et de réduire vos coûts administratifs. À condition d’être bien accompagné.
Basé à Bruxelles, Kaelis Advisory aide les indépendants, professions libérales, SRL et PME à :
- mettre leurs outils en conformité avec les exigences 2026 (Peppol, UBL/XML) ;
- mettre en place une plateforme digitale tout-en-un grâce à notre partenariat avec Octopus ;
- profiter des avantages fiscaux (déduction 120 % et 20 % d’investissement numérique) pour financer cette transition ;
- sécuriser leur conformité et éviter les sanctions dès 2026.
Si vous cherchez un expert-comptable à Bruxelles pour sécuriser votre passage à la facturation électronique 2026, contactez Kaelis Advisory. Nous pouvons réaliser un diagnostic rapide de votre situation et vous proposer un plan d’action concret : choix des outils, mise en place de la plateforme, accompagnement comptable complet.
La loi change, mais votre quotidien n’est pas obligé de devenir plus complexe. Avec les bons outils et le bon partenaire, la facturation électronique devient un accélérateur, pas une contrainte.
